Les états collectifs

 Les états collectifs sont des paiements de personnes ayant un même bon de caisse en commun. Les montants de ces bénéficiaires peuvent être différents. Les différentes étapes dans la gestion des états collectifs se présentent de la manière suivante.

Les états sont transmis au poste comptable payeur

Après avoir pris connaissance du bon de caisse et de l’état d’émargement transmet ceux-ci au service apurement. À réception du bon de caisse et du bordereau d’émargement le service apurement  vérifie la concordance des montants inscrits sur les bordereaux avec ceux inscrits sur les bons de caisse . En cas de non-conformité l’état sera retourné au service émetteur pour correction. Dans le cas ou les montants des états concordent avec le montant inscrit sur le bon de caisse, l’état est rangé le temps que la cellule chargée  des programmations des dépenses indique une date de paiement tenant compte de la disponibilité financière du poste. Cette date de paiement une fois arrêtée est communiquée aux bénéficiaires.

Le jour du paiement les bénéficiaires sont enregistrés en fonction de leur ordre. Ceux-ci procèdent à la vérification de l’identité du bénéficiaire ainsi que les différentes pièces de paiement. Le bénéficiaire lorsqu’il passe favorablement ces contrôles signe le bordereau d’émargement au regard de son nom et laisse le document de paiement ou la photocopie de la pièce d’identité à l’agent ayant procédé à l’émargement.

Le document servant au paiement ou la photocopie de la pièce du bénéficiaire est visé par un chef de service après contrôle. Le bénéficiaire est orienté vers une caisse de paiement par des agents commis à cet effet. Une fois à la caisse, le caissier procède au paiement du montant indiqué sur le document de paiement non sans avoir effectué les dernières vérifications d’usage.