Bonnes pratiques archivistiques et relations avec les informaticiens : Les recettes d’Hélène LAVERDURE

Après la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique, ainsi que la Direction de la Documentation et des Archives (DDA), le mercredi 21 novembre 2018, la Directrice Générale des Archives Nationales du Québec, Mme Hélène LAVERDURE, a prononcé une conférence publique qui a porté sur deux thèmes ce jeudi 22 novembre 2018, au 20ème étage de l’Immeuble Sciam à Abidjan-Plateau.

Abordant le premier thème qui portait sur « La problématique de la gestion des documents dans les administrations publiques », la Conservatrice s’est appuyée sur la riche expérience québécoise pour enrichir ses confrères ivoiriens.

À en croire la Conservatrice, avec plus de 5 millions de visite in situ et 6 millions de visite sur le portail de la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec (BAnQ), cet organisme public est le plus important de l’espace francophone.

Mais à en croire la conférencière, l’activité archivistique québécoise tient son essor de la loi de 1983 qui a introduit l’obligation de produire un calendrier de conservation des documents pour tout organisme public québécois.

Pourtant, à en croire Hélène LAVERDURE, une simple disposition légale ne suffit pas pour enclencher le mouvement. L’abondance de l’information documentaire rendant très complexe sa gestion selon elle.

À cela, a-t-elle poursuivi, s’ajoute la méconnaissance de la fonction ainsi que  l’importance de la gestion documentaire dans le secteur public. Ce qui commande alors de redéfinir les rôles et responsabilités.

Elle a donc conseillé aux spécialistes de l’information documentaire de Côte d’Ivoire d’agir en sorte de placer l’activité archivistique au même rang qu’un joueur incontournable dans une équipe ou encore comme gardien de la mémoire de l’action gouvernementale.

Elle leur a notamment suggéré de simplifier le vocabulaire archivistique, de vulgariser l’activité et d’adapter la gestion de l’information documentaire aux réalités.

« Pour faire reconnaitre le travail d’archiviste, il faut d’abord se faire connaitre en tant qu’archiviste, se présenter en tant que tel et démontrer ce qu’on est capable de faire. Ainsi, on obtient de petites victoires qui sont les préludes aux grandes », a-t-elle fait remarquer.

Abordant ensuite la deuxième communication qui a porté sur « La nécessaire collaboration entre les gestionnaires de documents et les informaticiens », Mme LAVERDURE a suggéré l’approche interdisciplinaire. « Nous devons adapter notre discours à celui des informaticiens et ceux-ci en retour devraient en faire autant avec nous », a-t-elle conseillé.

Insistant notamment sur le fait que l’information documentaire était stratégique et qu’il était urgent de travailler avec les agents chargés de gérer les documents afin de faciliter, mais aussi d’accélérer la prise de décision.

Ainsi qu’il fallait s’y attendre, les deux communications de Mme la Directrice Générale des Archives Nationales du Québec a donné lieu à d’intenses échanges qui ont permis, aussi bien à l’hôte de marque qu’à ses confrères ivoiriens, de s’enrichir et d’apprendre un peu plus sur leur métier.

Mais avant l’intervention de Mme LAVERDURE, la cérémonie d’ouverture a été marquée par les allocutions de M. KOKOU Elvis, Sous-Directeur de la Documentation Administrative et de la Recherche à la Direction des Archives Nationales de Côte d’Ivoire, et de M. AHOUSSI Arthur Augustin, Directeur Général Adjoint du Trésor et de la Comptabilité Publique, ainsi que celle de M. DOUAIX Charles, Chef de Cabinet du Ministère de l’Économie et des Finances, qui a présidé la cérémonie.